DC-VI.1333.3.2024

Białystok, dnia 25 października 2024 r.

Zwracamy się do Państwa z zapytaniem ofertowym dotyczącym zakupu 12 miesięcznej licencji oprogramowania umożliwiającego dokonanie analizy serwisu internetowego w zakresie ochrony danych osobowych.

Zamówienie obejmuje:  

1. Dostarczenie oprogramowania/licencji – 12 miesięcznej, za pomocą którego Zamawiający będzie mógł przeprowadzać w przeciągu 12 miesięcy analizę serwisu internetowego obsługiwanego przez CMS Smart Site, w zakresie obecności na nich elementów informacji mogących zawierać dane osobowe.
2. Oprogramowanie będzie zawierało następujące funkcjonalności wykonywania analiz wymienione poniżej:
   • Analiza będzie przeprowadzona po zasobach stron publicznych oraz niepublicznych.
   • Analiza będzie uwzględniała repozytoria informacji.
   • Analiza będzie sprawdzała poprawności anonimizacji pod kątem możliwości odczytania danych na stronach oraz w załącznikach stron.
   • Analiza będzie prezentowała wynik w postaci linków do ewentualnych stron zawierających dane.
   • Analiza będzie obsługiwała strony http oraz https.
   • Analiza będzie znajdowała także linki dynamiczne generowane w serwisach.
   • Analiza będzie obsługiwała formaty plików: formaty plików webowych (html, xml, etc.), dokumenty pakietu Microsoft Office (nowe i starsze formaty), pliki tekstowe (.txt, .rtf), formaty wymiany danych (.json, .csv, .xml), format pdf (zarówno tekstowe, jak i obrazy) oraz obrazy (.png, .jpg, etc.)
   • Analiza będzie identyfikowała różne typy dokumentów (np.: oświadczenie majątkowe, ogłoszenia o nabór na stanowisko, itp.), wraz z możliwością dodania nowych.
   • Analiza danych będzie mogła przebiegać pod kątem wskazania konkretnej kategorii danych jak np. PESEL, data urodzenia, nr dokumentu tożsamości itp.
   • Analiza umożliwi określenie daty publikacji danych.
3. Wynik działania oprogramowania będzie dostępny w formie raportu zawierającego: listę plików i stron zawierających dane, ze wskazaniem miejsca ich publikacji.
4. Licencja będzie obejmowała minimalne aktualizacje raportów w cyklach miesięcznych, który dostępny będzie w formie interaktywnej (możliwość filtrowania, sortowania i kontekstowego przeszukiwania wyników), na profilu użytkownika oprogramowania oraz w wersji do pobrania (arkusz kalkulacyjny).
5. Dane będą zbierane w wewnętrznej bazie danych aplikacji.
6. Interfejs graficzny dostępny będzie z poziomu przeglądarki internetowej. 
7. Dane z raportów nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym a ich wyniki będą dostępne wyłącznie dla zamawiającego po zalogowaniu się do aplikacji.
8. Aplikacja będzie zainstalowana na infrastrukturze zamawiającego.
9. Oprogramowanie umożliwi zamawiającemu wywiązanie się z obowiązków nałożonych na administratora danych i wynikających z art. 5 RODO dotyczących zasad przetwarzania danych i umożliwi zweryfikowanie realizacji obowiązków wynikających z ww. artykułu poprzez analizę celowości publikacji danych, legalności, minimalizacji danych, określenie celu, legalności przetwarzania na stronach. 
10. W ramach zamówienia wykonawca udzieleni instruktażu szkoleniowego w zakresie obsługi oprogramowania dla Zamawiającego.

Inne ustalenia:

• Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena.
• Kwotę oferty należy podać jako całkowitą kwotę netto i brutto w złotych polskich z dokładnością do jednego grosza.
• Termin dostawy przedmiotu zamówienia wynosi maksymalnie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy przez Zamawiającego.
• Komunikacja pomiędzy stronami umowy będzie się odbywać w języku polskim. Przedstawiciel Wykonawcy kontaktujący się z Zamawiającym w celu realizacji umowy i świadczenia wsparcia, obowiązany jest do znajomości języka polskiego w mowie i piśmie w stopniu pozwalającym na prawidłową i terminową realizację jego obowiązków zgodnie z zawartymi umowami.
• Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po doręczeniu certyfikatu potwierdzającego udzielenie licencji. Termin płatności wynosi 21 dni od daty doręczenia poprawnie wystawionej faktury przez Wykonawcę na wskazany w umowie rachunek bankowy.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
• Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach gdy:
• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.
• Zaznaczamy, że niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zapytaniem o cenę w myśl ustawy PZP.
• Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych.

Ofertę w postaci wypełnionego formularza ofertowego z Załącznika nr 1 wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć drogą elektroniczną. Zamawiający wymaga, aby oferta złożona w formie elektronicznej była opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną ze strony Wykonawcy. Do oferty powinien być dołączony dokument potwierdzający to uprawnienie. Dokumentem potwierdzającym takie uprawnienie może być dołączony KRS.

Oferta ta powinna być zabezpieczona hasłem, które zostanie przesłane Zamawiającemu po upływie terminu składania ofert.
Ofertę należy przesłać na adres e-mail: dc@podlaskie.eu w nieprzekraczalnym terminie do godz. 12:00 dnia 04.11.2024 r. Hasło do oferty należy przesłać na adres dc@podlaskie.eu w godzinach 12.05- 14.00 dnia 04.11.2024r.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferty, do których hasło zostanie przesłane w godzinach innych niż wyżej określone nie będą rozpatrywane.

W przypadku pytań prosimy je kierować na adres e-mail: dc@podlaskie.eu najpóźniej do dnia 29.10.2024 r. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Informujemy, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma Mycroft Solutions Sp. z o.o., ul. Żurawia 71, 15-540 Białystok