Białystok, dnia 20 listopada 2023 r.                   

BG.2601.3.31.2023

Zapytanie ofertowe

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego zaprasza do złożenia oferty na dostarczenie artykułów chemicznych do utrzymana czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) w siedzibie Urzędu przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 oraz ul. M. Curie – Skłodowskiej 14 w Białymstoku.

A. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów chemicznych do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) wymienionych
w Załączniku nr 1, zwanych dalej artykułami.

B. Termin wykonania              

Termin realizacji zadania od 01.01.2024 r. do dnia 31.12.2024 r. lub do dnia wyczerpania kwoty przyznanej na realizację umowy (w zależności od tego, co nastąpi w pierwszej kolejności).

C. Istotne postanowienia przyszłej umowy

1. Artykuły powinny być dostarczane sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego do poniższych lokalizacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy:

1) Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 w Białymstoku;

2) M. Curie - Skłodowskiej 14 w Białymstoku;

2. Dostawa realizowana będzie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

3. Artykuły należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Zamówienia będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną raz w miesiącu. Dopuszcza się możliwość złożenia zamówienia uzupełniającego na zasadach jak wyżej.

4. Wykonawca będzie realizował dostawy do siedziby wskazanej przez Zamawiającego
w dni robocze w godz. od 8:00 do 13:00.

5. Artykuły powinny być posegregowane i dostarczone wraz z dowodem dostawy w sposób umożliwiający ich sprawne policzenie i odbiór. Każdy dostarczony artykuł powinien być dopuszczony do obrotu i stosowania na terenie Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykonawca wraz z dostawą pierwszej partii artykułów przekaże właściwe i potwierdzone za zgodność karty charakterystyki wymagane dla poszczególnych środków chemicznych i dezynfekujących ujętych w Załączniku nr 1

6. Termin przydatności do użycia dostarczonych artykułów nie może być krótszy niż 6 miesięcy, licząc od daty dostawy.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii towaru lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej zostanie stwierdzona zła lub niewłaściwa jakość artykułów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem artykułów.

8. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.

9. Wyliczona na podstawie zaproponowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych za wyspecyfikowane artykuły w Załączniku nr 1 cena ofertowa powinna obejmować całkowite koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją umowy przez cały okres jej trwania, w tym m.in. uwzględniać koszty transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych oraz wszelkie inne koszty Wykonawcy, w tym wszystkie okoliczności i warunki wyszczególnione w Zapytaniu ofertowym.

10. Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.

11. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji dostaw zgodnie z jego potrzebami. Zmiana ilości odebranych w trakcie trwania umowy artykułów, w tym zmniejszenia ich ilości nie może wpłynąć na zmianę ich cen jednostkowych.

Określone w Załączniku nr 1 Zapytania ofertowego ilości artykułów do utrzymania czystości stanowią wartości szacunkowe przyjęte w celu określenia wartości przedmiotu umowy. Zmiana ilości poszczególnych artykułów nie stanowi istotnej zmiany przyszłej umowy, jednakże ilości zamawianych artykułów nie mogą prowadzić do zmiany wartości przedmiotu umowy.

12. Dla potrzeb kontaktu związanego z realizacją zamówień Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.

13. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Formularzu ofertowym Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować uznaniem faktur za wystawione niezgodnie z umową i warunkami Formularza ofertowego.

14. Wykonawca wystawiać będzie faktury na koniec miesiąca rozliczeniowego w oparciu o ceny jednostkowe, o których mowa w pkt. 13 oraz wielkość faktycznie zrealizowanej dostawy (na podstawie dowodów dostaw).

15. Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania prawidłowo otrzymanej faktury od Wykonawcy i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.

D. Kryteria wyboru oferty.

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

E. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej do dnia 4 grudnia 2023 r. do godz. 10.00, w siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. M. Curie -Skłodowskiej 14, (kancelaria), na kopercie powinien być umieszczony dopisek („Oferta – dostawa artykułów czystości”, „NIE OTWIERAĆ do dnia 4 grudnia 2023 r. do godz. 10.00”).

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 4 grudnia 2023 r. o godz. 10.15

3. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.

5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, np. kartoteki, karty produktów, certyfikaty, dokumenty rejestrowe.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7. Kompletna oferta powinna zawierać:

a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy)

b) wypełniony Formularz Ofertowy, będący Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Ewentualne zapytania proszę kierować do: Pani Iwony Pietuszewskiej - e-mail iwona.pietuszewska@podlaskie.eu

F. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-097 Białystok, ul. M. Curie - Skłodowskiej 14 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).

4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

G. Uwagi

1. Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 30 dni. Nie dopuszcza się ofert częściowych.

2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.

3.  Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia.

4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.

5. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania pisemnie lub droga elektroniczną.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

7. Unieważnienie może nastąpić, w szczególności w następujących przypadkach:

a) gdy powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia;

b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym;

d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą złożenie zamówienia.

Załączniki:

Załącznik nr 1 -  Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;

Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy;

Załącznik nr 3 - Wzór umowy do zapytania ofertowego.

Zamawiający informuje, iż w zapytaniu ofertowym nr BZP.2601.3.31.2023 pn.: „Sukcesywna dostawa artykułów chemicznych do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza ” wpłynęło pytanie do dokumentacji o następującej treści:

Pytanie:

„Dotyczy zapytania na Dostarczenie artykułów chemicznych do utrzymywania czystości:

-punk 4

Zamawiający prosi o wycenę ręcznika Merida 5000szt kolor seledyn w ilości 450 kartonów .

Firma Merida ma w swojej ofercie tylko ręcznik seledyn pakowany po 4000szt - .

Czy Zamawiający poprawi szacowaną ilość ?”

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy w zapytaniu ofertowym.

Białystok. 4 grudnia 2023 r.

BG.2601.3.31.2023

INFORMACJA Z OTWARCIA OFERT

Komisja dokonała otwarcia ofert w postępowaniu przeprowadzonym w formie zapytania ofertowego pn.: „Dostarczenie artykułów chemicznych do utrzymana czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) do siedziby Urzędu przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 oraz ul. M. Curie – Skłodowskiej 14 w Białymstoku.”

W ramach postępowania wpłynęły 3 oferty, od potencjalnych Wykonawców:

Białystok 05 grudnia 2023 r.

BG.2601.3.31.2023

INFORMACJA Z WYŁONIENIA WYKONAWCY

         W wyniku przeprowadzonego postępowania pn.: „Dostarczanie artykułów do utrzymania czystości (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza) do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 oraz ul. M. Curie – Skłodowskiej 14 w Białymstoku” na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył: „MULTICHEM S.C. M. Barwiejuk, H. Mścichowski”, ul. Ks. A. Syczewskiego 8, 15-139 Białystok – kwota brutto 104 482,00 zł

Białystok. 12.12.2023 r.

BG.2601.3.31.2023

INFORMACJA Z PODPISANIA UMOWY

W dniu 12.12.2023 r. zawarto z wykonawcą MULTICHEM s.c.  Mariusz Barwiejuk, Hubert Mścichowski, ul. Ks. A. Syczewskiego 8, 15-139 Białystok – Umowę nr. BG.2601.3.31.2023 pn.: „Sukcesywna dostawa artykułów chemicznych do utrzymania czystości w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w 2023 roku (środki czystości, chemia gospodarcza oraz odświeżacze powietrza)”.