*Aktualizacja 25.05.2017 r.*

Na dole strony pojawił się do pobrania plik z korespondencją zawierający wyjaśnienia na pytania zadane przez jednego z potencjalnych Wykonawców w dniu 24.05.2017 r.

Opis przedmiotu zamówienia:

Zadanie składa się z następujących części:
1)    prowadzenie sekretariatu konkursu oraz rekrutacja na seminarium podsumowujące,
2)    przygotowanie i opublikowanie artykułu prasowego,
3)    dostarczenie trofeów szklanych z grawerem,
4)    zapewnienie oprawy artystycznej.

Maksymalna kwota przeznaczona na realizację zamówienia: 12.400,00 zł brutto.

Ad 1) Prowadzenie sekretariatu konkursu oraz rekrutacja na seminarium podsumowujące.
Jednym z elementów Konkursu jest seminarium podsumowujące, które tradycyjnie odbywa się w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim przy ul. Mickiewicza 3 w Białymstoku. Planowany termin to 5 lipca 2017 r. Planowany termin może ulec zmianie o czym Wykonawca zostanie poinformowany w trybie roboczym na min. 10 dni przed przedsięwzięciem. Do zadań Wykonawcy będzie należało:
a)    Wykonawca na podstawie wytycznych Zamawiającego opracuje projekt zaproszenia i przedstawi go do akceptacji Zamawiającemu. W przypadku uwag do projektu zaproszenia Wykonawca niezwłocznie dokona stosownych poprawek lub uzupełnień, ponownie przedstawiając materiał do akceptacji,
b)    Wykonawca wyśle pocztą zaproszenia w nakładzie min. 200 egzemplarzy na podstawie listy wysyłkowej dostarczonej przez Zamawiającego,
c)    Wykonawca zbierze potwierdzenia uczestnictwa. W przypadku braku potwierdzeń ze strony zaproszonych, Wykonawca nawiąże z nimi kontakt telefoniczny celem weryfikacji zamiaru uczestnictwa. Wykonawca na tydzień przed terminem seminarium oszacuje liczbę uczestników i doprecyzuje ją na 2 dni robocze przed terminem seminarium (aby Wykonawca mógł zapewnić poczęstunek, który będzie przedmiotem odrębnego zlecenia),
d)    wysyłka zaproszeń powinna odbyć się w terminie umożliwiającym dopełnienia ww. obowiązku potwierdzenia uczestnictwa,
e)    Wykonawca będzie w stałej dostępności telefonicznej i mailowej na rzecz Zamawiającego i uczestników seminarium w godzinach od 8:00 do 15:00 we wszystkie dni robocze od momentu wysłania zaproszeń do dnia seminarium. Do jego zadań należeć będzie udzielanie wyjaśnień związanych z uczestnictwem oraz ogólnych kwestii organizacyjnych,
f)    w dniu organizowania seminarium podsumowującego Wykonawca zapewni wizualizację programu na sali. W tym celu wykorzysta materiały propagandowe, które odbierze z siedziby KSOW przy ul. Kilińskiego 16 w Białymstoku i zwróci je nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia przedsięwzięcia,
g)    Wykonawca zobowiązany jest pozyskać dane od laureatów, którzy otrzymają nagrody finansowe, w zakresie niezbędnym do ich wypłacenia przez Zamawiającego (tj.: imię i nazwisko, adres zamieszkania, NIP/Pesel, nazwa i adres Urzędu Skarbowego laureata)
h)    Wykonawca uzyska pokwitowanie otrzymania nagród od laureatów,
i)    Wykonawca zapewni co najmniej dwie osoby do rejestrowania uczestników na listach obecności,
j)    Wykonawca przygotuje i rozda uczestnikom ankiety ewaluacyjne i zbierze je po ich wypełnieniu przez uczestników,
k)    Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych przygotuje sprawozdanie z realizacji zadania, które zawierać będzie w szczególności:
*notatkę o charakterze publicystycznym (do publikacji na stronie internetowej),
*zdjęcia dokumentujące realizację zadania (w tym zapewnienie właściwej wizualizacji KSOW) wykonane podczas seminarium podsumowującego. Zdjęcia mogą być dostarczone na nośniku lub wysłane drogą elektroniczną),
*oryginalne listy obecności oraz zebrane ankiety ewaluacyjne,
*potwierdzenie otrzymania nagród przez laureatów oraz wykazu osób, które otrzymały trofea szklane (z uwzględnieniem wskazania zajętego miejsca i modelu przyznanego trofea szklanego).

Ad 2) Przygotowanie i opublikowanie artykułu prasowego.
Celem artykułu jest upowszechnienie informacji o inicjatywie, a jednocześnie prezentacja laureatów, którzy swą postawą i osiągnięciami zasługują na naśladowanie. Artykuł zostanie opracowany i opublikowany zgodnie z poniższymi założeniami, a jego wykonanie uwzględnia przekazanie Zamawiającemu autorskich praw majątkowych:
a)    Wykonawca w terminie do 20 lipca 2017 r. dostarczy do Zamawiającego projekt artykułu w edytowalnym formacie tekstowym wraz ze zdjęciami (w osobnych plikach .jpg lub .bmp), jak też plik zawierający pełen układ graficzny (np. .pdf), który zawierać będzie:
- krótką notkę o konkursie,
- relację z finału konkursu (tekst i zdjęcia),
- opis 13 laureatów (zdjęcia Wykonawca pozyska we własnym zakresie lub otrzyma od Zamawiającego),
- zdjęcia w jakości odpowiedniej do wykorzystania w publikacji prasowej, mając na względzie, że artykuł będzie miał objętość min. 7000 znaków włączając spacje
i w prasie zajmie powierzchnię nie mniejszą niż 2100 cm2,

b)    Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych zatwierdzi dostarczony projekt lub też naniesie swoje uwagi. Zadaniem Wykonawcy będzie ich niezwłoczne uwzględnienie,
c)    artykuł będzie opatrzony logotypami KSOW zgodnie z Księgą wizualizacji PROW 2014-2020,
d)    artykuł ukaże się w druku w terminie do 15 sierpnia 2017 r. w prasie lokalnej o nakładzie nie mniejszym niż 4000 egz. Tytuł ten (gazeta, czasopismo)
w przeważającej części musi być dystrybuowany na obszarach wiejskich,
e)    Wykonawca dostarczy 3 egz. wydawnictwa Zamawiającemu.

Ad 3) Dostarczenie trofeów szklanych z grawerem.
Podczas seminarium podsumowującego laureaci Agroligi otrzymają trofea szklane. Do zadań Wykonawcy należeć będzie ich dostarczenie z uwzględnieniem następujących założeń:
a)    Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym sporządzi projekt grafiki do wykonania grawerów do każdego z 13 trofeów ze wskazaniem nazwy konkursu, zajętego miejsca, nazwiska/ nazwy laureata oraz logotypów KSOW,
b)    Wykonawca zapewni 13 szt. trofeów i dostarczy je na miejsce organizowanego seminarium podsumowującego,
c)    trofea wykonane będą ze szkła białego na podstawie szklanej z grawerem wykonanym technika laserową. Wysokość statuetki powinna się zawierać w przedziale 18-27 cm liczone z podstawą i stopniować się w zależności od miejsca zajętego w konkursie. Każde trofeum zaopatrzone powinno być w etui ochronne,
d)    Wykonawca zobowiązany jest należycie zabezpieczyć towar na czas transportu oraz ponosi całkowitą odpowiedzialność za dostawę towaru do siedziby Zamawiającego,
e)    do zadań Wykonawcy należeć będzie przydzielenie co najmniej jednej osoby asystującej przy wręczaniu trofeów (dopuszcza się, aby była to osoba, która prowadziła wcześniej rejestrację uczestników).

Ad 4) Zapewnienie oprawy artystycznej.
Podczas seminarium podsumowującego przewiduje się zorganizowanie 15 minutowego występu o charakterze artystycznym. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a)    zaproponowanie w ofercie rodzaju występu (dopuszcza się występy wokalne, instrumentalne, teatralne, występy sygnalistów itp.) poprzez przedstawienie krótkiego opisu wraz ze wskazaniem kwalifikacji artysty/artystów,
b)    Wykonawca planując występ weźmie pod uwagę charakter i rangę przedsięwzięcia,    a artysta/artyści będzie/ą posiadać wystarczające kwalifikacje. Doświadczenie  zostanie uznane za wystarczające jeśli w ciągu ostatnich 5 lat brał on udział w co najmniej dwóch występach przed audytorium liczącym co najmniej
80 osób,
c)    jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy dojdzie do zmiany programu artystycznego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zatwierdzenia alternatywnych propozycji.

Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że od 01.01.2013 r. brał udział w organizacji co najmniej dwóch konkursów o zasięgu co najmniej wojewódzkim lub inicjatyw o podobnym charakterze. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu (spełnia / nie spełnia) zostanie dokonana na podstawie wykazu zrealizowanych konkursów wymienionych w formularzu ofertowym.

Kryteria oceny ofert:
70 pkt za najniższą cenę za usługę
30 pkt za doświadczenie
Kryterium ceny:
Liczba punktów za kryterium cenowe zostanie obliczona wg następującego wzoru:
L.punktów = (Cmin/ Coferty) x 70

L.punktów- liczba punktów za kryterium cena w ocenianej ofercie
Cmin- najniższa cena brutto jaka została zaoferowana w postępowaniu
Coferty- cena brutto jaka została zaoferowana w ocenianej ofercie

Kryterium doświadczenia:
Najmniejsza możliwa liczba punktów do zdobycia dla kryterium to 0, a największa 30. Punkty są przyznawane zgodnie z nw. rankingiem dla danego kryterium:
Wykonawca na przestrzeni od 01.01.2013 r. lat brał udział w organizacji konkursów o zasięgu co najmniej wojewódzkim lub inicjatyw o podobnym charakterze w ilości:
do 2 konkursów – 0 pkt,
3-5 konkursów – 10 pkt,
6-10 konkursów – 20 pkt,
11 konkursów i więcej – 30 pkt.

W przypadku zdobycia przez oferentów takiej samej liczby punktów Zleceniodawca dokona wyboru oferty w oparciu o najkorzystniejszą cenę za usługę a następnie zostanie wzięte pod uwagę doświadczenie w organizacji konkursów.

Miejsce i sposób uzyskania dodatkowych informacji dotyczące przedmiotu zamówienia:
Informacja telefoniczna: Dariusz Jurkowski tel. (85) 6654212  lub  (85) 6654207
                 Marcin Muszyc tel. (85) 6654212  lub  (85) 6654207
Informacja e-mailowa: ksow@wrotapodlasia.pl

Informacja na temat wykluczenia
Oferta będzie podlegała wykluczeniu w przypadku gdy:
1.    oferta została złożona po terminie składania ofert,
2.    treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
3.    oferta została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu,
4.    oferta została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w ich imieniu, lub osobami wykonującymi w ich imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru wykonawcy, chyba że osoba nie będzie brała udziału w dalszym postępowaniu w sprawie wyboru Wykonawcy.
5.    Wykonawca nie określił nazwy artysty lub nie wskazał jego doświadczenia.
Określenie składania ofert częściowych:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w ramach przedmiotu zamówienia.

Określenie warunków zmiany umowy:
Zamawiając nie przewiduje zmiany warunków umowy.

Termin składania ofert:
Termin składania ofert upływa w dniu 03.06.2017 r.

Ofertę należy złożyć w: formie mailowej na formularzu dołączonym do niniejszego postępowania na adres: ksow@wrotapodlasia.pl lub dariusz.jurkowski@wrotapodlasia.pl

Złożona oferta powinna zwierać co najmniej:
1.    Dane identyfikujące oferenta (nazwę adres, NIP).
2.    Wszystkie informacje wskazane w formularzu ofertowym.
3.    Wartość oferty netto/ brutto z podaniem wartość podatku VAT.

Czy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania w sprawie wyboru Wykonawcy zadania bez wyboru żadnej z ofert?

Tak

Informujemy, że zwycięską ofertę złożył Podlaski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Szepietowie oferując zrealizowanie usługi w kwocie 12,2 tys. zł brutto.

Oferty podlegające ocenie: