Zwracamy się z zapytaniem ofertowym polegającym na zakupie dostępu do internetu bezprzewodowego na okres 36 miesięcy od dnia 01.01.2024 do 31.12.2026. Zamówienie obejmuje łącznie zakup 185 kart SIM z usługą dostępu do internetu bezprzewodowego oraz ich dostawę do siedziby Zamawiającego przy ul. Marii Cure-Skłodowskiej 14 w Białymstoku do dnia 01.12.2023 do godz.15.30. Miesięczny limit danych wynosi 10 GB (43szt), 20 GB (17szt), 30 GB (86szt), 40 GB (34szt), 100 GB (5szt). Wyczerpanie tych limitów przed upływem danego okresu rozliczeniowego powiacnno skutkować dużym spadkiem przepustowości, bez blokady usługi internetu i naliczania dodatkowych opłat – do rozpoczęcia kolejnego cyklu rozliczeniowego. Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy zawarte są w Załączniku Nr 1. Wymagania techniczne odnośnie urządzeń i usług internetu mobilnego zamieszczono w Załączniku Nr 2. Wzór umowy, która będzie podpisana z wyłonionym w zapytaniu ofertowym Wykonawcą, zamieszczono w Załączniku Nr 3. Warunkiem koniecznym do sporządzenia oferty jest spełnienie wszystkich wymagań zawartych w Załącznikach Nr 1, 2 oraz zapoznanie się ze wzorem umowy i jego akceptacja. W przeciwnym wypadku dana oferta nie będzie rozpatrywana. Złożenie oferty będzie równoznaczne z akceptacją treści Załączników Nr 1-3.

Zamawiający określa że w czasie trwania umowy, w ramach tzw. dosprzedaży dokupi maksymalnie   100 nowych kart SIM z numerami MSISDN i limitem danych wskazanym w Załączniku Nr 1 do Wzoru umowy, w cenie przedstawionej w ofercie. Możliwość dosprzedaży nie jest dla Zamawiającego wiążąca i będzie wykorzystana tylko w razie potrzeby. Podobnie z możliwością zwiększenia limitu danych dla niektórych numerów i czasowym włączeniem roamingu międzynarodowego. Zamawiający może w ogóle nie skorzystać z powyższych możliwości, ponieważ w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego nie jest w stanie przewidzieć w jakiej dokładnie ilości i kiedy będą mu potrzebne  dodatkowe numery oraz usługi. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokupienia kart SIM przez cały okres zawartej umowy, a ostatnie zamówienia będą mogły być złożone na co najmniej jeden pełny ostatni miesiąc umowy – do dnia 30 listopada 2026r.    

Inne ustalenia:

1. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena. Cenę oferty należy podać w złotych polskich brutto z dokładnością do jednego grosza. Zakupem gwarantowanym po podpisaniu umowy jest zamówienie na łącznie 185 kart SIM z usługą internetu mobilnego, dlatego kwotą braną pod uwagę w wyborze najkorzystniejszej oferty, będzie „Kwota brutto za abonamenty dla numerów zamówionych na początku umowy” – z Załącznika Nr 4 czyli oferty wykonawcy. Maksymalna przewidywana kwota zamówienia, uwzględniająca maksymalną przewidywaną dosprzedaż nowych numerów oraz zwiększenie limitu danych dla niektórych funkcjonujących numerów (maksymalne ilości wskazane są w tabeli z Załącznika nr 4) i roaming w czasie trwania umowy, będzie wyższa i zostanie wpisana w Umowie, jako maksymalna możliwa do osiągnięcia w czasie trwania umowy. Nie uwzględniamy tej kwoty przy wyborze najkorzystniejszej oferty, ponieważ nie mamy pewności ile skorzystamy z tych możliwości w trakcie umowy.  
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

3. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadkach, gdy :

• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

4. Ofertę należy złożyć w wersji papierowej do dnia 08.11.2023r do godz.12.00, w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. M. Cure-Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku ofert przesłanych pocztą lub kurierem za moment dostarczenia oferty uznaje się dzień i godzinę jej wpływu pod wskazany wyżej adres. Oferta musi być przekazana w zamkniętej kopercie, z dopiskiem: „Dotyczy Zapytania ofertowego nr DSI-II.1333.17.2023 – nie otwierać przed terminem składania ofert”. Formularz ofertowy musi być przygotowany w postaci tabeli Excela z Załącznika nr 4 – Oferta Wykonawcy, wypełnionej wyłącznie w komórkach oznaczonych na żółto (arkusz przeliczy wszystko automatycznie), następnie należy go wydrukować i podpisać odręcznie z pieczęcią firmową. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do składania ofert ze strony Wykonawcy. Do oferty powinno być dołączone ważne upoważnienie w formie papierowej. Brak spełnienia powyższych wymagań będzie skutkował odrzuceniem oferty.

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy kierować je na adres e-mail: si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia 03.11.2023 do godz.12.00. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Załącznik Nr 1 – Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy

Załącznik Nr 2 – Wymagania techniczne odnośnie urządzeń i usług internetu mobilnego

Załącznik Nr 3 – Wzór umowy

Załącznik Nr 4 – Oferta Wykonawcy

Pytania i odpowiedzi:

1. Czy Zamawiający  potwierdza,  że  w przypadku wyboru oferty Wykonawcy   prowadzącego działalność w formie spółki akcyjnej, część komparycyjna Umowy będzie obejmować wszelkie dane wymagane przez art. 374 § 1 Ksh?

Odpowiedź:

Zamawiający potwierdza, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy, który prowadzi działalność w formie spółki akcyjnej, część komparycyjna Umowy będzie obejmowć wszelkie dane wymagane przez art. 374 § 1 Ksh

2. W treści  zapisu §  8 ust.9 Umowy - Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

Mając na uwadze postanowienie umowne  Wykonawca zwraca się   o doprecyzowanie, poprzez dookreślenie, że Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu z winy Wykonawcy,  chyba, że szkoda została spowodowana działaniem Siły Wyższej, wyłączną winą Zamawiającego lub osoby trzeciej, za którą Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności

Wykonawca wskazuje, że przywołana regulacja  stwarza  Zamawiającemu  prawo  do dochodzenia należności w nieograniczonej wysokości.  Z tego względu  określenie maksymalnej wysokości odszkodowania   umożliwia  Wykonawcy   ocenę  ryzyka   związanego z realizacją umowy.  W świetle powyższego  Wykonawca zwraca się o potwierdzenie, że  Zamawiający   wyraża zgodę na uzupełnienie  zapisu ,  poprzez wskazanie, że  łączna wysokość odszkodowania wraz z naliczonymi karami nie przekroczy  całkowitej wartości umowy.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy

3. Wykonawca  zwraca się z pytaniem czy możliwym jest  uzupełnienie  treści  postanowień  Umowy -  o zapis zgodnie z którym:

„Całkowita suma kar umownych naliczonych na podstawie § 8 ust.1-3  umowy nie przekroczy   20 % wartości łącznego wynagrodzenia brutto określonego w Umowie ”?

Wskazanie maksymalnej wysokości kar umownych daje możliwość   oceny  ryzyka   związanego z realizacją umowy. Podkreślenia wymaga, że kary umowne powinny  służyć zabezpieczeniu terminowego i należytego wykonania prac, a nie być nadmiernym i nieuzasadnionym obciążeniem dla wykonawcy. Gdyby  jednak  Zamawiający nie uwzględnił ograniczenia całkowitej wysokości kar umownych do proponowanej  wysokości 20 % wartości Umowy brutto, Wykonawca zwraca się o  wskazanie i  rozważenie innej wartości procentowej. Kary umowne  służyć powinny zabezpieczeniu terminowego i należytego wykonania prac, natomiast nie powinny być nadmiernym i nieuzasadnionym obciążeniem dla wykonawcy, z tego względu ograniczenie wysokości kar umownych wydaje się zasadne.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy

4. Wykonawca wnosi, aby do Umowy dodać postanowienia o tzw. udostępnieniu danych osobowych personelu/przedstawicieli Stron. Oczywistym jest bowiem, że do takiego udostępnienia dojdzie, a w wyniku tego Strony staną się niezależnymi administratorami w/w danych osobowych. Pomiędzy Stronami umowy dojdzie do wymiany danych osobowych personelu Stron, co na gruncie zasad ochrony danych osobowych określane jest ich „udostępnieniem” (pomiędzy dwoma niezależnymi administratorami).

Poniżej propozycja zapisów, które mogą zostać zmienione poprzez dostosowanie ich do faktycznych relacji pomiędzy Stronami. Wykonawca wnosi o dopisanie:

Wzajemne udostępnienie danych osobowych pracowników i współpracowników Stron.

• W celu wykonania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane swoich pracowników i współpracowników zaangażowanych w wykonywanie Umowy w celu umożliwienia utrzymywania bieżącego kontaktu przy wykonywaniu Umowy, a także – w zależności od specyfiki współpracy - umożliwienia dostępu fizycznego do nieruchomości drugiej Strony lub dostępu do systemów teleinformatycznych drugiej Strony.
• W celu zawarcia i wykonywania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane osobowe osób reprezentujących Strony, w tym pełnomocników lub członków organów w celu umożliwienia kontaktu między Stronami jak i weryfikacji umocowania przedstawicieli Stron.
• Wskutek wzajemnego udostępnienia danych osobowych osób wskazanych w ppkt 1) oraz 2) powyżej, Strony stają się niezależnymi administratorami udostępnionych im danych. Każda ze Stron jako administrator udostępnionych jej danych osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania udostępnionych jej danych osobowych, w granicach obowiązującego prawa i ponosi za to odpowiedzialność.
• Strony wzajemnie przekażą swoim pracownikom i współpracownikom treść określonych przez drugą Stronę Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, przed udostępnieniem ich danych osobowych drugiej Stronie, udokumentują to przekazanie, a także będą przechowywały dokumentację przekazania w sposób zapewniający jej dostępność oraz integralność przez czas trwania Umowy, a także 5 lat dłużej.
• Jeśli Koordynator Umowy Strony nie wskaże inaczej w formie pisemnej, elektronicznej lub e-mailowej, druga Strona, w wykonaniu obowiązku z ppkt 4), powinna użyć treści Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, dostępnej na stronie    __________ (wersja Wykonawcy), www.__________ (wersja Zamawiającego).

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie dodatkowego zapisu do Umowy

5. Wykonawca wnosi, aby w Umowie wskazać, że treść obowiązku informacyjnego Wykonawcy dostępna jest na stronie www…………… bądź w załącznikach do umowy (Wykonawca dostarczy jego treść na etapie zawierania umowy).

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy

6. Czy w formularzu ofertowym w pozycji liczba numerów dokupionych podczas trwania umowy wykonawca ma wpisać 100 szt.?

Odpowiedź:

Zamawiający potwierdza, w pozycji max. Liczba dokupionych podczas trwania umowy numerów wynosi 100szt

Informujemy, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma Orange Polska S.A.