Białystok, dnia 24.04.2018 r.
Biuro Administracyjno – Gospodarcze  
BA-I.2632.18.2018

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia oferty na wykonanie usług pn. „Mycie floty samochodów służbowych będących w użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego“. Wykaz pojazdów wchodzących w skład floty samochodowej  zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

A) Opis zadania:

I. Rodzaje usług mycia i czyszczenia jakie będą wykonywane:

1. Mycie zewnętrzne auta:
a) mycie piana aktywna – obejmujące nadwozie i koła (felga aluminiowa lub felga stalowa), składające się z mycia wstępnego, mycia zasadniczego z użyciem piany aktywnej, płukania, oczyszczenie dywaników/gum, wycierania karoserii samochodu, wycierania szyb z zewnątrz, wycierania progów karoserii i progów plastikowych,
b) mycie piana aktywna i woskowanie – obejmujące mycie opisane w pkt 1a) plus zastosowanie woskowania,
c) mycie piana aktywna, woskowanie, mycie szyb  – obejmujące mycie opisane w pkt. 1a), 1b) plus mycie szyb na zewnątrz jak i wewnątrz auta,
d) mycie piana aktywna, woskowanie, mycie szyb, mycie plastików  – obejmujące mycie opisane w pkt. 1a), 1b), 1c) plus mycie wszystkich plastików wewnątrz auta,
e) mycie piana aktywna, woskowanie, mycie szyb, mycie plastików i kompleksowe mycie dywaników/gum – obejmujące mycie opisane w pkt. 1a), 1b), 1c) i 1d) plus czyszczenie felg aluminiowych odpowiednim profesjonalnym środkiem do tego celu służącym,
f) samoobsługowe odkurzanie automatyczne wykonywane przez kierowcę,

2. Mycie wewnętrzne auta:
a) pranie tapicerki – pranie jednego fotela,
b) pranie tapicerki – pranie tylnej kanapy,
c) pranie wyściółki – pranie podłogi,
d) pranie podsufitki.

II. Wymagania Zamawiającego:
1. mycie z zewnątrz pojazdów powinno odbywać się w myjni ręcznej tzw. „bezdotykowej”, bez użycia szczotki obsługiwanej przez pracowników Wykonawcy.
2. myjnia wykonująca usługi, o których mowa w cz. A, rozdział I powinna być czynna min.5 dni w tygodniu w godzinach pon. – pt.: min. 08:00-18:00,
3. mycie samochodów, o których mowa w cz. A, rozdział I powinno być możliwe w temperaturze zewnętrznej powietrza do (-5oC),
4. wykonawca zapewni w zakresie usługi,  o których mowa w cz. A, rozdział I dostępność bezpłatnego czyściwa papierowego do wycierania pojazdu przez kierowcę (w zależności od potrzeby kierowcy),
5. czas oczekiwania na mycie samochodu usług, o których mowa w cz. A, rozdział I
powinno być nie dłuższe niż 20 min.
6. Wykonywanie usług, o których mowa w cz. A, rozdział I  powinno odbywać się na terenie miasta Białegostoku pod warunkiem, że trasa dojazdu z siedziby Zamawiającego położonej przy ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1 do miejsca świadczenia usług jest nie dłuższa niż 6 km (optymalna trasa dojazdu wyznaczona w portalu  Targeo lub Mapy Google).

B) Inne warunki i ustalenia

1. Ceny ofertowe na poszczególne rodzaje usług, o których mowa w cz. A, rozdział I powinny być takie same dla wszystkich rodzajów pojazdów wymienionych w Załączniku nr 1
do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Wykonanie usług będzie odbywało się sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego.
3. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się raz
w miesiącu, wyłącznie w oparciu o dane podane w ofercie i na warunkach określonych
w niniejszym zapytaniu. Do każdej faktury Wykonawca dołączy potwierdzenie wykonania usługi sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie. Podane w ofercie ceny obowiązują w stałej wysokości przez cały okres obowiązywania umowy. Niezgodności w powyższym zakresie będą skutkować nie przyjmowaniem faktur przez Zamawiającego, jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami zapytania ofertowego lub wypowiedzeniem umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
4. Wykonawca w zakresie usług mycia, o których mowa w cz. A, rozdział I powinien dysponować:
a) min. 2 stanowiskami mycia samochodów,
b) min. 1 stanowiskiem do odkurzania automatycznego,
c) osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: min. 2 osobami obsługującymi stanowiska mycia.
5. Środki użyte do wykonywania usług, o których mowa w cz. A, rozdział I
nie powinny pozostawiać przebarwień ani odkształceń.
6. Użyte środki do czyszczenia samochodów wewnątrz powinny być adekwatne do rodzaju tapicerki oddzielnie do tapicerki materiałowej, a oddzielnie do tapicerki skórzanej.
7. Po wykonaniu usług, o których mowa w cz. A, rozdział I, samochody powinny być suche, oraz umożliwiające bezpośrednie korzystanie z nich.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji usług zgodnie z jego potrzebami
oraz dokonywanie zmian w załączonym wykazie samochodów. Nie wykorzystanie pełnej puli usług oraz dokonywanie zmian w wykazie samochodów nie może powodować zmiany
w zakresie cen wynikających z oferty Wykonawcy ani innych roszczeń Wykonawcy.

9. Usługa mycia, o której mowa w cz. A, rozdział I pkt 1, tj. mycia samochodów z zewnątrz, odbywać się będzie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. 

10. Usługa mycia, o której mowa w cz. A, rozdział I pkt 2, tj. mycia samochodów w wewnątrz, odbywać się będzie od dnia 24 czerwca 2018 r. do 31.12.2018 r.

C) Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium: cena.
Przy obliczaniu ceny oferty Wykonawcy, Zamawiający będzie stosował poniższy wzór:

PR = MZnaj. / MZbad. x 100 x 0,7  +  MWnaj. / MWbad. x 100 x 0,3

Usługa mycia z zewnątrz waga 70%
Usługa mycia wewnątrz waga 30%
PR  – punkty oferty
MZnaj.= najniższa usługa mycia z zewnątrz
MWbad.=badana usługa mycia z zewnątrz
MWnaj.=najniża usługa mycia wewnątrz
MWbad.=badana sługa mycia wewnątrz

Wykonawca na poszczególne usługi mycia złoży ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załaznik nr 2 do zapyatnia ofertowego.
2. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty
ze względu na to, że zostały złożone najkorzystniejsze oferty o takiej samej ilości punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych.
3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteruim wyboru.
4. Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych przez nich ofert.
5. Oferty niekompletne – nie zawierające dokumentów wymienionych w cz. E będą odrzucone jako niespełniające warunków Zapytania ofertowego.
6. Zamawiający zastrezga sobie prawo do uniewaznienia zapyatnia ofertowego bez podania przyczyny.

D) Terminy
Wymagany termin wykonania usług: sukcesywnie wg bieżących potrzeb Zamawiającego
1. Usługa mycia, o której mowa w cz. A, rozdział I pkt 1 tj. mycia samochodów z zewnątrz, odbywać się będzie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. 
2. Usługa mycia, o której mowa w cz. A, rozdział I pkt 2, tj. mycia samochodów w wewnątrz, odbywać się będzie od dnia 24 czerwca 2018 r. do 31.12.2018 r.

lub do wyczerpania kwoty jaką przewidział zamawiajacy, tj. 15 000 zł. brutto.

Termin złożenia oferty: do 08.05.2018 r. do godz.12.00

Termin płatności: 21 dni od dnia doręczenia zamawiającemu prawidłowo wystawionej  faktury VAT.

E) Termin i sposób złożenia oferty
1. Oferty należy złożyć w formie pisemnej na Formularzu ofertowym - stanowiącym  Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, w zamkniętej kopercie, oznaczonej „Mycie floty samochodów UMWP, znak: BA-I.2632.18.2018”, w siedzibie UMWP w Białymstoku przy ul. Kard. St. Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok, pok. nr 605, do dnia 08.05.2018 r.
2. Do oferty proszę dołączyć:
1) dane rejestrowe Wykonawcy
2) referencje potwierdzające fachowość i rzetelność  wykonywania czynności objętych zapytaniem
3. Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552,
lub Pani Joanny Bieluci tel. 85 66 54 557.

Informuję, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na wykonanie usług pn. „Mycie floty samochodów służbowych będących w użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ustalono , iż firma DAKS s.c. Dariusz Snarski, Adam Kwiatkowski, 15-397 Białystok, ul. M. Kopernika 58A złożyła korzystną ofertę.