Zwracamy się z zapytaniem ofertowym polegającym na zakupie dostępu do internetu bezprzewodowego na okres 17 miesięcy od dnia 01.08.2022r do dnia 31.12.2023r. Zamówienie obejmuje łącznie zakup 200 kart SIM z usługą dostępu do internetu bezprzewodowego oraz ich dostawę do siedziby Zamawiającego przy ul. Wyszyńskiego 1 w Białymstoku do dnia 28.07.2022r do godz.15.30. Miesięczny limit danych wynosi 10 GB (92szt), 20 GB (61szt), 30 GB (4szt), 40 GB (40szt), 100 GB (3szt). Wyczerpanie tych limitów przed upływem danego okresu rozliczeniowego powinno skutkować dużym spadkiem przepustowości, bez blokady usługi internetu i naliczania dodatkowych opłat – do rozpoczęcia kolejnego cyklu rozliczeniowego. Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy zawarte są w Załączniku Nr 1. Wymagania techniczne odnośnie urządzeń i usług internetu mobilnego zamieszczono w Załączniku Nr 2. Wzór umowy, która będzie podpisana z wyłonionym w zapytaniu ofertowym Wykonawcą, zamieszczono w Załączniku Nr 3. Warunkiem koniecznym do sporządzenia oferty jest spełnienie wszystkich wymagań zawartych w Załącznikach Nr 1, 2 oraz zapoznanie się ze wzorem umowy i jego akceptacja. W przeciwnym wypadku dana oferta nie będzie rozpatrywana. Złożenie oferty będzie równoznaczne z akceptacją treści Załączników Nr 1-3.

Zamawiający określa że w czasie trwania umowy, w ramach tzw. dosprzedaży dokupi maksymalnie  50 nowych kart SIM z numerami MSISDN i limitem danych wskazanym w Załączniku Nr 1 do Wzoru umowy, w cenie przedstawionej w ofercie. Możliwość dosprzedaży nie jest dla Zamawiającego wiążąca i będzie wykorzystana tylko w razie potrzeby. Podobnie z możliwością zwiększenia limitu danych dla niektórych numerów i czasowym włączeniem roamingu międzynarodowego. Zamawiający może w ogóle nie skorzystać z powyższych możliwości, ponieważ w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego nie jest w stanie przewidzieć w jakiej dokładnie ilości i kiedy będą mu potrzebne  dodatkowe numery oraz usługi. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokupienia kart SIM przez cały okres zawartej umowy, a ostatnie zamówienia będą mogły być złożone na co najmniej jeden pełny ostatni miesiąc umowy – do dnia 30 listopada 2023r.    

Inne ustalenia:

1. Kryterium wyboru oferty stanowi - 100% cena. Cenę oferty należy podać w złotych polskich brutto z dokładnością do jednego grosza. Zakupem gwarantowanym po podpisaniu umowy jest zamówienie na łącznie 200 kart SIM z usługą internetu mobilnego, dlatego kwotą braną pod uwagę w wyborze najkorzystniejszej oferty, będzie „Kwota brutto za abonamenty dla numerów zamówionych na początku umowy” – z Załącznika Nr 4 czyli oferty wykonawcy. Maksymalna przewidywana kwota zamówienia, uwzględniająca maksymalną przewidywaną dosprzedaż nowych numerów oraz zwiększenie limitu danych dla niektórych funkcjonujących numerów (maksymalne ilości wskazane są w tabeli z Załącznika nr 4) i roaming w czasie trwania umowy, będzie wyższa i zostanie wpisana w Umowie, jako maksymalna możliwa do osiągnięcia w czasie trwania umowy. Nie uwzględniamy tej kwoty przy wyborze najkorzystniejszej oferty, ponieważ nie mamy pewności ile skorzystamy z tych możliwości w trakcie umowy.  
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.

3. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadkach, gdy :

• powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

4. Ofertę należy złożyć w wersji papierowej do dnia 22.07.2022r do godz.12.00, w Kancelarii Ogólnej (pok. 022) Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Kard. Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku ofert przesłanych pocztą lub kurierem za moment dostarczenia oferty uznaje się dzień i godzinę jej wpływu pod wskazany wyżej adres. Oferta musi być przekazana w zamkniętej kopercie, z dopiskiem: „Dotyczy Zapytania ofertowego nr DSI-II.1333.10.2022 – nie otwierać przed terminem składania ofert”. Formularz ofertowy musi być przygotowany w postaci tabeli Excela z Załącznika nr 4 – Oferta Wykonawcy, wypełnionej wyłącznie w komórkach oznaczonych na żółto (arkusz przeliczy wszystko automatycznie), następnie należy go wydrukować i podpisać odręcznie z pieczęcią firmową. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do składania ofert ze strony Wykonawcy. Do oferty powinno być dołączone ważne upoważnienie w formie papierowej. Brak spełnienia powyższych wymagań będzie skutkował odrzuceniem oferty.

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy kierować je na adres e-mail: si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia 15.07.2022r do godz.12.00. Na pytania przesłane po tym terminie Zamawiający nie musi udzielać odpowiedzi.

Załącznik Nr 1 – Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy

Załącznik Nr 2 – Wymagania techniczne odnośnie urządzeń i usług internetu mobilnego

Załącznik Nr 3 – Wzór umowy

Załącznik Nr 4 – Oferta Wykonawcy

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Pytanie 1:

Zgodnie z zapisami prawa telekomunikacyjnego nie ma możliwości dzielenia opłat na rachunku bilingowym tj. koncie abonenckim dla jednego Klienta na kilka różnych faktur za tą samą usługę w ramach jednej umowy cywilno-prawnej. Jedna umowa na usługę telekomunikacyjną wskazuje jeden rachunek bankowy do zapłaty za całość usługi i jeden adres odbiorcy. Wyjątkiem jest ustawa o centralizacji VAT.

1. Zwracamy o wyjaśnienie, czego Zamawiający oczekuje stosując poniższy zapis. Czy oczekuje 3 lub 5 profili bilinowych (kont abonentów w ramach ustawy o centralizacji VAT?)? Jedno konto abonenckie/bilinowe  może mieć wskazany tylko jeden adres wysyłki (pocztowy lub mailowy). Czy w przypadku wskazania 3 razy adresu ul Wyszyńskiego 1, Zamawiający oczekuje 3 różnych profili bilingowych tj. 3 różnych podmiotów zgodnie z ustawą o centralizacji VAT?

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający w ramach wyłącznie swojej instytucji – czyli w ramach jednego numeru NIP i REGON, wymaga utworzenia 5 kont klienta, każde z innym numerem rachunku bankowego i oddzielną fakturą VAT wysyłaną w wersji papierowej na wskazany adres.

1. Jeśli Zamawiający oczekuje 3-5 profili bilingowych prosimy podanie pełnych danych jakie mają się znaleźć na fakturze, czyli podanie pełnej nazwy jednostki, która ma być płatnikiem oraz pełnej nazwy jednostki, która ma odbiorcą w tym nazwę, adres, regon i nip (zgodnie z ustawą o centralizacji VAT). W przypadku wspólnego numeru NIP, jednostki są identyfikowane po numerze REGON

ODPOWIEDŹ :

Pełne dane Nabywcy do faktury zostały ujęte we wzorze umowy:

Województwo Podlaskie
15-888 Białystok
ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1
NIP 542-25-42-016

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego

1. Prosimy również o wskazanie  do każdej z 3-5 jednostek ile ma być przypisanych kart sim z jakim abonamentem. Początkowe wskazanie ilości kart sim, nie będzie ograniczało możliwości zwiększania zamówienia na każdym profilu bilingowym.

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający poda Wykonawcy umowy ilość przypisanych kart do każdego konta po rozstrzygnięciu zapytania.

Pytanie 2 :

Zwracamy się od odstąpienie od wymogu wpisywania numeru konta, na który należy wnosić opłatę za faktury. W związku z cyfryzacją rozliczeń bankowych oraz bezpieczeństwem rozliczeń transakcji finansowych dla kilkunastu milionów klientów, numer indywidualnego subkonta dla Klienta generuje się w dniu aktywowania kontraktu tj. po terminie podpisania umowy. Poniższy wymóg Zamawiającego spowoduje konieczność podpisania aneksu do zmieniającego numer konta po aktywacji kontraktu.

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie 3 :

Operator wnosi o modyfikację postanowienia § 7 ust. 9 umowy w ten sposób, aby opłaty abonamentowe były naliczane i płatne z góry, natomiast  opłaty za pozostałe usługi, nie wliczone w cenę abonamentu, były naliczane i płatne z dołu.

 ODPOWIEDŹ :

 Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie 4 :

Operator wnosi o wprowadzenie do § 8 ust. 8 postanowienia z którego będzie wynikało że naliczenie ewentualnych kar umownych będzie możliwe po uprzednim przeprowadzeniu postępowania reklamacyjnego oraz po uprzednim wezwaniu Operatora do zaniechania skutków naruszeń wyznaczając w tym celu 3 dniowy termin.

 ODPOWIEDŹ :

 Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie 5 :

Wykonawca wnosi o modyfikację zapisów w § 8 ust. 7 wzoru umowy, w taki sposób, że Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przekraczającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody z wyłączeniem utraconych korzyści.

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Pytanie 6 :

Operator zwraca się o interpretację wskazanego postanowienia umowy poprzez wskazanie, czy Zamawiający może zrezygnować z 6% maksymalnej liczby umów, z zastrzeżeniem, że dotyczyć to będzie jedynie umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych zawartych ponad minimalną liczbę umów wskazaną w par. 2 ust. 3 umowy.

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy – 6% liczby kart z prawem do rezygnacji bez podania przyczyny, obliczono od maksymalnej szacowanej liczby kart SIM - czyli od 250 sztuk.

Pytanie 7 :

Czy dosprzedaż limitu danych oraz czasowe włączenie usługi roamingu międzynarodowego nastąpi zgodnie ze stawkami wskazanymi w cenniku Wykonawcy dla Klientów Biznesowych? (pkt 2 załącznika nr 1)

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy, dosprzedaż wyższego limitu danych powinna być realizowana w oparciu o Plany cenowe z Załącznika Nr 1 do Umowy, natomiast czasowe włączenie usługi roamingu międzynarodowego nastąpi według zapisów Umowy „zgodne z oficjalnym cennikiem Operatora, aktualnym w czasie włączenia usługi roamingu”.

Pytanie 8 :

W zakresie pkt 6 Załącznika nr 1 – w odniesieniu do terminu aktywacji wszystkich kart SIM, czy  Zamawiający miał na myśli 1 sierpnia 2022 r., a jedynie omyłkowo wpisał 1 lipca 2022 roku ?

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający omyłkowo wpisał datę 1 lipca 2022. Obowiązuje termin rozpoczęcia umowy 1 sierpnia 2022r – poprawkę uwzględniono w pliku Załącznika Nr 1 do Zapytania ofertowego.

Pytanie 9 :

W zakresie pkt 6 Załącznika nr 1 - Wykonawca wnosi o określenie konkretnej ilości osób które będą posiadały upoważnienie

ODPOWIEDŹ :

Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy.

Dodatkowo Zamawiający wyjaśnia, że w punkcie 8 Załącznika Nr 1  –  Wymagania formalno-prawne dotyczące realizacji umowy, wystąpiła omyłka pisarska. Zamawiający prostuje:
„Wykonawca przydzieli Zamawiającemu opiekuna imiennego oraz utworzy 5 kont klienta z numerami MSISDN przypisanymi wg limitu danych w porozumieniu z Zamawiającym.” – poprawkę uwzględniono w pliku Załącznika Nr 1 do Zapytania ofertowego.

Zamawiający informuje, że uzna za spełniające wymagania przedstawienie pełnomocnictwa w formie elektronicznej. Pełnomocnictwo opatrzone podpisem kwalifikowanym powinno być wysłane na adres si@wrotapodlasia.pl najpóźniej do dnia 22.07.2022 do godziny 12.00. Oferta Wykonawcy powinna być złożona niezmiennie w formie papierowej.

Informujemy, że najkorzystniejszą ofertę złożyła firma Orange Polska S.A.